Vuotaako yrityksesi ylärivi?

Onko yrityksesi liiketoiminta laajaa ja monimutkaista? Silloin on todennäköistä, että liikevaihtoon ei kerry kaikki mitä asiakkailta oikeutetusti tulisi laskuttaa. Miksi näin voi käydä? Koska olemme kaikki ihmisiä ja epätäydellisiä. Toiminatavat vaihtelevat, laskutettavaa työtä jää kirjaamatta, tarvikkeita jää laskuttamatta, muutoksia jää sopimatta, hintoja jää tarkistamatta jne. Mitä enemmän ihmisiä yrityksessä työskentelee, sitä helpommin virheet ja epätäydellisyydet kasaantuvat. 

Tätä varten organisaatioissa on rakenteita, prosesseja, pelisääntöjä, rooleja ja vastuita. Tietojärjestelmät tukevat tiedonkulun ja laskutuksen sujuvuutta. Mutta riittävätkö nämä aina?

Tärkeä kysymys kuuluu: onko toiminnan laatu riittävä varmistamaan virheettömän laskutuksen tilaus-toimitus-laskutus ketjussa? 

Mieti tilannetta, jossa yksi tilaus on jaettava useisiin osasuoritteisiin. Tämä saattaa vaatia monimutkaisia sisäisiä prosesseja ja useiden tuotteiden, resurssien ja työsuoritusten hallintaa. Jos prosessit eivät ole selkeitä tai järjestelmien käyttö on puutteellista, on suuri riski, että laskutus jää vajaaksi. Samalla puutteiden paikkaamiseen kuluu kohtuuttomasti resursseja. Ja ehkä pahinta, työn mielekkyys kärsii kroonisesti.

Miksi laskutusvuodoilla on suuri merkitys?

Mielenkiintoisen ongelmasta tekee sen, että se on näkymätön kunnes se erikseen tunnistetaan. Menetetty laskutus vaikuttaa suoraan yrityksen liikevaihtoon ja samalla määrällä bruttokatteeseen, käyttökatteeseen ja kassavirtaan, sillä kulut on jo tehty, mutta niistä laskuttaminen jää puutteelliseksi. Jos esimerkiksi 2–5 % liikevaihdosta menetetään laskutusvuotoihin, ja yrityksen käyttökate on 10 %, käyttökatepotentiaali voisi nousta jopa 12–14 %:iin 2-5% korkeammasta liikevaihdosta, jos vuodot saataisiin tukittua. Tässä esimerkissä käyttökate voisi siis parantua 20-50%. Merkitystä korostaa parannuspotentiaali liiketoiminnan arvolla mitattuna, esim. relevantilla arvostuskertoimella laskemalla.

Miten tilannetta voi parantaa?

Ratkaisu tähän ongelmaan löytyy prosessien, roolien ja vastuiden selkeyttämisestä sekä järjestelmien ja automaation hyödyntämisestä. Monesti jo muutamalla keskeisellä toimenpiteellä voidaan saada aikaan merkittäviä parannuksia koko prosessin tehokkuuteen.

Muista 20/80-sääntö: suhteellisen pienelläkin oikein kohdistetuilla panostuksilla voidaan usein saavuttaa merkittäviä hyötyjä. Ratkaisujen toteuttaminen on toki haaste, joka vaatii pitkäjänteisyyttä ja periksiantamattomuutta. Vain toteutetut parannukset tuottavat tulosta: eheämpää laskutusta, parempaa käyttökatetta ja vahvempaa kassavirtaa.